Trámite Documentario

 

JOSE HUMBERTO BURGA GAMARRA
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I -TRAMITE DOCUMENTARIO

 

Dirección y coordinación de programas del sistema administrativo de trámite documentario.

Es responsable de la difusión del TUPA y de la distribución oportuna de las comunicaciones y documentos, así como de la custodia del acervo documental y archivístico de la  UGEL-Chepén.

Para el cumplimiento de sus funciones coordina con  las Jefaturas, Equipos y personal responsable  de  las  diferentes  oficinas  y Directamente  con  el  Órgano  de  Dirección.

Son funciones del Especialista Administrativo I  (Tramite Documentario):

  • Organizar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades y programas relacionados al trámite documentario y archivo, así como cuidar su normal funcionamiento y oportunidad.
  • Verificar los expedientes que  tengan  los informes técnicos necesarios  para la emisión de las Resoluciones Directorales  correspondientes.
  • Velar por la custodia, mantenimiento, control y distribución oportuna de los documentos dispuestos para el trámite documentario.
  • Evaluar y seleccionar documentos, proponiendo su eliminación o traspaso al archivo pasivo.
  • Dirige y supervisa la expedición y visación de certificados.
  • Orienta y controla la certificación  de documentos Técnico Pedagógicos  originales.
  • Promover en coordinación con AGI en  la racionalización de Procedimientos y Trámite.
  • Coordinar con la Dirección y los Organos de Línea el trámite oportuno  y conservación de los Expedientes.
  • Difundir y capacitar al personal de la UGEL – Chepén,  e  Instituciones Educativas en Materia de Tramite  Documentario.
  • Dirigir y controlar la Conservación,  Custodia  y  Depuración  de los Documentos destinados al archivo.
  • Seguimiento de los documentos que requieren atención y respuesta.
  • Visar los certificados de estudios que se expiden en las Instituciones Educativas de la UGEL – Chepén.
  • Certificar y autenticar copias de documentos originales Relacionados con Actas y Certificados.
  • Visar certificados para cursar estudios en el exterior y postular a Instituciones Educativas Superiores.
  • Clasificar, archivar y custodiar las actas, certificados y nóminas de las Instituciones Educativas de  la UGEL-Chepén.
  • Visar  los certificados y/o  Títulos Técnicos,  expedidos por las Instituciones Educativas   de la Jurisdicción de la UGEL-Chepén.
  • Participar en la elaboración de la memoria anual del Órgano  de Dirección, en el primer  mes de cada año siguiente al año próximo pasado.
  • Realizar otras funciones propias por su naturaleza que le sean asignadas por su jefe inmediato.

Línea de dependencia:

Depende directamente del  Órgano  de  Dirección.
 

Documentos Importantes del Espercialista Administrativo I  (Tramite Documentario) en UGEL-Chepén:

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